Nộp Báo Cáo Sử Dụng Người Lao Động Nước Ngoài

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một yêu cầu bắt buộc của cơ quan chức năng đối với các doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn 2 cách nộp báo cáo và các bước chi tiết để bạn có thể thực hiện quy trình nộp báo cáo một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Cách 2: Nộp trực tiếp báo cáo tại cơ quan nhận báo cáo.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định trong Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Mẫu số 01/PLI. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như sau:

Bước 2: Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động:

(Kính gửi) Cơ quan nhận báo cáo: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Phân loại vị trí việc làm theo:

Bước 3: Nộp trực tiếp báo cáo tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, và thông báo cho cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Mức phạt nếu chậm nộp báo cáo thay đổi lao động

Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động thì sẽ bị phạt theo quy định như sau:

Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 8, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.

Ngoài ra, Khoản 1, Điều 6 của Nghị định này cũng quy định, người sử dụng lao động là cá nhân nếu không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đúng thời hạn sẽ bị phạt 05-10 triệu đồng, nếu là tổ chức thì sẽ bị phạt gấp đôi: 10-20 triệu đồng.

Để sử dụng lao động người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thì cần đáp ứng điều kiện gì?

Căn cứ Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 thì điều kiện sử dụng lao động người nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các điều kiện sau:

(1) Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;

+ Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp được miễn giấy phép lao động.

(2) Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn.

(3) Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Hàng năm, vào dịp tháng 6 và tháng 12, các doanh nghiệp chủ động làm báo cáo tình hình thay đổi nhân sự định kỳ gửi lên Sở lao động - Thương binh và Xã hội. Dưới đây là hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định mới nhất hiện nay.

Định kỳ 6 tháng mỗi năm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

02 Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, có 2 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mà các doanh nghiệp có thể áp dụng; đó là nộp online thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Nộp trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Cụ thể:

02 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2022

Cách 1: Qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Bước 1: Vào Cổng dịch vụ công Quốc gia tại: https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập tài khoản dịch vụ công của doanh nghiệp bằng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp có thể “Đăng ký” tài khoản mới trên trang chủ Cổng dịch vụ công quốc gia.

Lưu ý: Để xác thực thông tin chữ ký số của doanh nghiệp, bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử.

Bước 3: Sau khi bạn đã đăng nhập thành công vào cổng DVC quốc gia bằng tài khoản doanh nghiệp (1), hãy chọn phần “Thông tin và dịch vụ” (2) và tìm mục “Dịch vụ công trực tuyến”.

Bạn thực hiện lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể là:

Tìm kiếm “liên thông” tại mục (3), chọn cơ quan thực hiện là (4) Bộ ngành “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”. Nhấn “Tìm kiếm” (5).

Bước 4: Chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” và bấm “Nộp trực tuyến”.

Bước 5: Khai báo thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động:

1. Lựa chọn cơ quan nhận Báo cáo tình hình sử dụng lao động:

2. Mã đơn vị và Mã cơ quan BHXH: Nhấp vào liên kết để tra cứu mã đơn vị và mã cơ quan BHXH trên trang.

Lưu ý: Thêm mã quản lý lao động nước ngoài nếu doanh nghiệp có lao động nước ngoài

3. Thời hạn nộp báo cáo: Đối với 6 tháng đầu năm, báo cáo cần nộp trước ngày 05/07; đối với báo cáo cả năm, hạn cuối là trước ngày 05/01 năm sau.

4. Hoàn tất khai báo, nhấn “Đăng ký”.

Bước 6: Khi đã hoàn tất, hãy nhấn vào nút “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin của bạn.

Bước 7: Khi màn hình hiển thị thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”, bạn có thể bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.

Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và nộp hồ sơ lên hệ thống BHXH

Cán bộ BHXH sẽ bắt đầu xử lý các hồ sơ liên quan. Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ truy xuất dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu của BHXH và sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo thời gian báo cáo quy định bởi  trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, công nghệ thông tin, và quản lý kinh doanh.

Lưu ý: Một số địa phương sẽ yêu cầu doanh nghiệp gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua email đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Vì vậy, bạn nên liên hệ trực tiếp để được hướng dẫn trước khi gửi hồ sơ.

Cách 1: Nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Để thực hiện báo cáo tình hình sử dụng qua cổng dịch vụ công Quốc gia, Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/

Giao diện trang chủ website Cổng dịch vụ Công quốc gia.

Bước 2: “Đăng nhập” tài khoản dịch vụ công của Doanh nghiệp bằng cách sử dụng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị/doanh nghiệp thực hiện “Đăng ký” tài khoản mới tại trang chủ của Cổng dịch vụ công quốc gia.

Đối với việc tạo tài khoản và đăng nhập cổng DVC quốc gia cho doanh nghiệp eBH đã có bài viết hướng dẫn chi tiết. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm tại bài viết sau "Hướng dẫn đăng ký tài khoản dịch vụ công quốc gia cho doanh nghiệp" - https://ebh.vn/bao-hiem-xa-hoi-dien-tu/dang-ky-tai-khoan-bang-usb-ky-so-tren-cong-dich-vu-cong-quoc-gia

Lưu ý: Bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số danh nghiệp

Bước 3: Sau khi bạn Đăng nhập cổng DVC quốc gia thành công (1) sử dụng tài khoản của doanh nghiệp. Bạn hãy chọn tại phần "thông tin và dịch vụ" (2) mục “Dịch vụ công trực tuyến”.

Bạn lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong thủ tục đó trên hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể,

Tại mục tìm kiếm bạn gõ từ khóa “liên thông”(3), và mục chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” (4). Sau đó bạn nhấn chọn vào ô "Tìm kiếm" (5).

Các bước tìm kiếm nghiệp vụ trên cổng DVC quốc gia

Lúc này hệ thống sẽ gửi kết quả trả về với nghiệp vụ tương ứng là "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động"

Bước 4: Chọn thủ tục, click vào “Nộp trực tuyến”.

Thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 5: Thực hiện điền thông tin

Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Chọn địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động

Bước 6: Sau khi hoàn thành, click chọn “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.

Bước 7: Hoàn tất các bước khi màn hình hiện thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.

Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống BHXH.

Bước 9: Sau đó, cán bộ BHXH sẽ xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.

Bước 10: Cổng dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở của dữ liệu BHXH.

Bước 11: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.

Lưu ý: Một số địa phương cơ quan yêu cầu doanh nghiệp trực tiếp gửi hồ sơ hoặc gửi qua email đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Do đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với Sở để hỏi rõ vấn đề này trước khi gửi hồ sơ.